Job
Analisis dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku jabatan (job holder), atasan (superior)
dan job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat melibatkan orang lain,misalnya
orang yang memiliki job yang sama, atau orang yang lebih senior yang berada
dalam satu departemen dengan pemegang jabatan, atau bisa juga orang yang
mengerti dengan jabatan tersebut.
Pemangku jabatan merupakan sumber
informasi utama karena dialah yang yang lebih mengetahui pekerjaannya
dibandingkan dengan orang lain. Atasan melihat jabatan tersebut dalam
prespektif : mampu melihat bagian yang lebih fokus yang tidak terlihat oleh
pemegang jabatan sebagaimana mestinya. Job analis adalah orang luar yang independen
dan terlatih untuk melihat job dan dan membantu pemangku jabatan dan atasan
memberikan draft dan menuntun perubahan-perubahan yang dilakukan semua pihak
terkait sampai hasil akhir.
Prinsip
dasar dalam melakukan analisa jabatan adalah :
- Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan
- Menganalisa job-nya bukan orang yang memangku jabatan
- Fakta bukan judgement
Rentang
isi Job Description
Gugus
tugas, tanggungjawab dari job description berupa rentang/kisaran jabatan dalam
Min Tugas dan Max Tugas pada periode waktu tertentu. Jika tugas/tanggunjawab
tersebut sudah dibawah Min Tugas, maka sebaiknya dilakukan revisi terhadap job
description tersebut (job re-analysis
). Demikian juga jika tugas/tanggungjawab sudah melewati Max Tugas.
Dari
sini terlihat bahwa job description
merupakan dokumen yang dinamis, mengikuti perkembangan, strategi kondisi maupun
situasi organisasi.